節約精鋭部署の借り入れ削減術 - 精鋭OL勘定姫の節約術と借り入れ削減術

時間管理、タイムマネジメントがいかにうまく出来るかで仕事における成果は大きく違ってきます。

IT関連の業務に携わっていれば大抵の人がそれぞれお気に入りの時間管理ツールを120%使いこなしています。が、実は一番身近で使い勝手が良く時間管理ができるのはアナログな手帳です。

マネジメントの父と呼ばれるピーター・F・ドラッカーの名著『経営者の条件』に

成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。

という名言があります。 手帳を時間管理のツールとして使いこなす事で、成果を上げる時間管理術の扉を開きましょう！

 

 

成果を生み出す時間管理の方法、手帳のススメ

 

スマホアプリも便利なツールです。アプリにはアプリの手帳には手帳の良さがあることも否定しません。それぞれ得意とする部分で上手に使いこなせれば良いのです。が、全体像の把握などをして時間管理をするにはやはり紙媒体の手帳です。

単なるスケジュール表として使うならスマホアプリは簡単便利なツールです。PCと連動させれば更に使いやすいですね。それで十分という方も多いです。

一方アプリを使っていたけれどやはり手帳に戻しました。という方も少なくありません。

手帳はささっと書き込めるし、予定の確認やメモを一覧できたりするので使いやすい。濡れても落としても大丈夫（笑）データが吹っ飛ぶこともありません。独自のテンプレート、切り抜きを張ったりもできます。何よりも手で書く、という作業は記憶手段として侮れません。

 

 

ムダな時間を洗い出しスキマ時間を有効活用する

 

やってはいけないこと

計画を書くことから始めてはいけません。実行した時に時間不足でうまくいかないことが多いものです。

 

まずやること

今の時間の使い方を把握することです。必ずムダな時間があるもの。そこを洗い出すことで有効に活用できる時間を生み出すことができます。

 

自分の時間を記録する

 

「何を」

「何分」

2週間（できれば3～4週間）記録する

 

最初にやるべきことは自分の時間がどのように使われているのかを知ることです。手帳に時系列別のページがあるならそこに、なければ自由記入欄でもどこでもOK、「何を」「何分」やったかについて分刻みで書き込みます。

「何分」というところがミソ。スキマ時間は分単位でできるものだからです。手帳に分刻みで書き込み、正確に記録することが重要です。

最初は相当面倒に思えるし、そんな時間があったらやらなくてはいけないことをした方が効率的に思えますが…

 

 

ムダな時間の洗い出しと整理

 

面倒でも時間を記録することで自分の時間の使い方の傾向が見え、ムダに使っている時間が洗い出されます。 自分の時間の使い方が把握できた後でも、年に1、2回同じ作業をすることでより正確で有効な時間管理をすることができます。

また、ざっくりとした把握で良いので毎日記録することで時間の使い方の振り返りになり、更に有効に時間を活用することができます。 定期的に記録、整理をしてまとまった時間を作ることが大切です。

 

ムダな時間を捨てる

 

記録した自分の時間で非生産的でムダに使っていることを見つけます。その中から

・やらなくても何ら影響がないこと ・自分でなくてもできること（人に任せられること）

・分担すべきことを一人でこなしていること

等をピックアップしてみましょう。ただ毎日の習慣でしているだけの時間もあるはずです。なかには仕事に行き詰まった時にネットサーフィンに逃避している時間があるかもしれません。

可能な限り細かく記録してそれぞれ1週間分の合計時間を出します。これをすると自分ではわかりにくい時間の使い方の癖が見えてきます。

ムダな時間を捨てる⇒使える時間ができる

 

 

スキマ時間をまとめる

 

せっかく出来たスキマ時間ですが、そのままでは成果につなげることは難しいです。まとめることが大事。スキマ時間でできることは限られており、貴重な時間はまとめて一つのことに使います。

有効な使い方はスキマ時間をまとめてできた「まとまった時間」をスケジュールに組み込むことです。その時間は自分の仕事の成果を上げるための時間として確保することが大事です。

その時間はクライアントからの要望等にあてたりしてはいけません。あくまでも自分の生産的なことに費やす時間とします。

 

 

仕事で成果を上げる手帳の使い方

 

ムダな時間を洗い出し、まとめた後も重要。例えば自分の仕事のスピードや処理能力を把握していればどのくらいの時間でこなすことができるのかがわかり、それに合わせてスケジュールを組むことができます。

段取りに手際良くなるので今までかかっていた時間よりも少なくて済みます。

仕事の優先順位をきっちり決めておけばあちらの仕事、こちらの仕事、と行き来する余計な時間もなくせますね。

 

スケジューリングする際の注意点５つ

・自分の仕事の処理スピードを把握する

・仕事内容の優先度をレベル分けする

・時間内にどこまでできるかを把握する

・人　に依頼したほうが良いものはないか考える

・チームで取り組んだほうが良いか考える

 

優先順位、その時間で出来ることを決める

 

一番大事なのは優先順位。

1.どうしてもその日、その時間までにやらなければいけないもの

2.できればその日のうちにした方が良いもの

3.デッドラインが先のもの

4.余裕があったらしたいもの

5.今はとりあえずしなくても良いもの

それぞれ色分けした付箋で管理すると進捗具合の把握もできます。タスクが完了できなかったものは翌日に張り替えることで対応。

複数の人間が係るプロジェクト等の場合は、自分がやるべきことをきっちりしないと他の人に迷惑がかかるので時間の管理は必須。成果を上げる以前の信用の問題です。

 

 

 

まとめ　手帳で時間管理をして仕事の成果を出す

 

年末と期末（3月）に爆発的に売れるもの、それが手帳です。新しい年、新しい年度で心機一転！とやる気満々の時期でも有りますね。 しかし、現実は…

「手帳に細かく計画やタイムスケジュールなどを書き込む時間があったら、やらなくてはいけないことにその時間を使うほうが効率的だ」と反論も有ります。 確かに時間を計画的に使うことが出来る人にとっては、そのほうがはるかに効率的です。

が、多くの人はムダに時間を使ってしまうのも事実です。 １日は誰でも平等に同じ24時間しかありません。24時間の中でどれだけのことができるか、は時間管理をどの程度できているのかによって大きく変わってきます。

管理ツール（アプリ）に慣れていると手帳というアナログな手段は面倒に思えます。が、時間管理がうまくできない、仕事の成果がなかなか出せない、という方は一度手帳で時間管理を試してみましょう。

手帳を使って現状を洗い出し、スキマ時間を有効活用することであなたの成功は約束されたようなものです。

仕事で成功すれば金融機関での信用度も上がり、今まで審査が通らなかった大手都市銀行との提携も可能、新規事業資金の借り入れもスムーズになります。

 

次回は「貯まる手帳」の使い方についてです。

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