【PR】
マネー
このエントリーをはてなブックマークに追加

信書の一番安い郵送方法は?フリーランスの経費削減術

信書の郵送方法

郵便料金、配送料金の節約は経費削減に欠かせません。信書の差し出しはどんな方法が一番安くなるのか迷う方も多いです。

同じ書類でも状況により[信書」扱いとならないケースや大きさや重量の違いなどにより、どの方法で差し出すのが経費の削減になるのかを知らないと損をします。

信書の定義を確認し、状況に応じた取り扱いで一番安い信書の郵送方法を解説します。

 

信書が送れるサービス比較

 

特定信書便(後述)は一般的な書類の配送では料金が高いですが、配送スピードはピカイチです。緊急性がある場合は便利です。

通常は日本郵便を利用することになりますが一般郵便物の他にも便利なサービスがあるので、それぞれの特徴を比較して使い分けることが経費削減のコツ。

一般的な書類の配送サービスも合わせて比較しました。

  信書 料金 配達方法 休日配達 追跡
定形郵便(25g以内) 82円 受け箱
定形外郵便(50g以内) 120円 受け箱
ミニレター(郵便書簡) 62円 受け箱
レターパックプラス 510円 対面
レターパックライト 360円 受け箱
スマートレター 180円 受け箱
クリックポスト 164円 受け箱
ネコポス 上限378円 受け箱
特定信書便 1000円~ 対面

※レターパックは速達扱いです。

定形定形外郵便物料金表

種類 重さ 料金
定形郵便物

25g以内 82円
50g以内 92円
定形外郵便物

50g以内 120円
100g以内 140円
150g以内 205円
250g以内 250円
500g以内 400円
速達料金   280円
簡易書留料金   310円

 

信書の配送は認可業者のみ

総務大臣の認可を受けた業者でないと信書を配送することは出来ません。取り扱いは一般信書便事業は現在日本郵便のみ、特定信書郵便事業は全国で448事業者*が認可されています。

*平成27年7月7日現在(佐川急便、西濃運輸、ジェイアール東日本物流、ソクハイ、By-Qなど)

 

通常の信書の郵送は定形郵便・定形外郵便がお得

 

見積書、請求書などの郵送には定形郵便、もしくは定形外郵便の利用がお得です。

根拠は無いのですがA4サイズの書類はなるべく折らず、定形外で郵送する方が印象が良いです。A5サイズ、または二つ折りにしても問題のない書類ならスマートレターの利用が安くてお得です。

折れ曲がっては困るものはクリアファイルに挟む、天候が怪しい時は書類用のビニール袋に入れるなどの一手間を惜しまないことです。

 

届いた書類がクシャクシャだったり濡れていたりすると、クライアントからの評価が低下しかねません。ちょっとした心遣いがあなたの評価を上げます。

小さな書類ならミニレター(62円)という選択肢もありますが、こちらはビジネスではオススメできません。安いのでヤミ金などの督促にも使われているようです。

 

重要書類は特殊扱いをプラス、又はレターパックなどを利用

 

契約書など重要な書類はオプションサービスを利用しましょう。速達、配達日指定、書留などがあります。

ただしオプションの追加で料金が一定額以上になる場合は他のサービスを利用したほうが安い場合もあります。

レターパックは追跡サービスがあり、速達扱い、3kgまでと4kgまでとかさばる書類でもOK。クライアントに手渡しのプラスは510円、受け箱投函のライトは360円です。

 

50gまでの定形外郵便物を速達で差し出すと郵便料金は400円ですが、レターパックライトなら3kgまでOKで360円!追跡サービスもあるので、クライアント宅に到着したかどうか確認後、電話やメールですぐに打ち合わせも可能ですね。

普通郵便ではちょっと。という書類の郵送にはお得で便利です。

 

商品と一緒に納品書、領収書を配送する場合に便利なネコポス

 

納品書や領収書は信書です。通常は認可事業者でないと配送は出来ません。しかしネットショップの商品配送などに関連するものなら宅配便などに同封することが出来ます。

別の封筒に入れる場合は封をせず、開封可能の状態にする必要があります。封をする必要がある場合は信書便として別の方法で配送しなければいけません。

*貨物に関する簡単な通信文、納品書、請求書など無封の添え状・送り状は、信書に該当しますが、貨物に添えて送付することができます。(郵便法第4条第3項)

レターパックでは入らない小さな荷物と納品書、領収書などを同封して配送するならネコポスが便利。

料金は数量などの条件によって個別に設定されますが全国一律料金で上限は378円とお得です。追跡サービスもあり配送状況の確認が出来ます。

荷物の受取の確認が必要な場合は宅急便コンパクトが便利です。2種類の専用BOX(税込65円)をヤマト運輸直営店、又は宅急便取扱店で購入して利用します。料金は差し出し地と到着地、数などで個別に設定され、割引もあります。

 

緊急に配送したい場合は特定信書便で

 

ソクハイ、By-Q、佐川飛脚便など特定信書便事業者のサービスを利用すると料金は格段に高くなりますが引受から受け取りまで3時間以内に配送が可能です。

 

特定信書便事業とは

特定信書便とは

① 長さ・幅・厚さの合計が90㎝以上、又は4kgを超える信書便物を配送
② 差し出しから3時間以内に信書便物を配送
③ 料金が1000円を超える信書便物を配送

の3つのうちいずれかに該当する特定サービス型の事業です。

画像出典:総務省 特定信書便事業のご案内http://www.soumu.go.jp/yusei/pdf/tokutei.pdf

 

同じ書類なのに…信書の定義

 

例えば履歴書は信書でも有り、信書ではない。というややこしい事態が起こります。それは信書の定義が

「信書」とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」

というなんともわかりにくい表現であることにもあります。法人あての文書も信書に該当します。

就職希望者が履歴書を会社に送付する際は信書ですが、不採用で履歴書のみを返送する場合は信書ではありません。しかし合否通知と一緒に返送すると信書になります。???ですね。

例:履歴書
応募者→企業等 信書
企業等→応募者 履歴書のみの場合は該当しない
        合否通知に同封は信書

例:本社が作成した従業員の給与明細の配送
本社→支店等 該当しない
支店→従業員 信書である

例:取引先から会社宛の請求書
取引先→支店等 信書である
支店等→本社  該当しない

 

まとめ

 

一般的な信書の差し出しは日本郵便の定形郵便、もしくは定形外郵便の利用が一番お得です。大きさや重量、重要度などに応じてスマートレターやクリックポスト、レターパックなどの利用も。

それぞれの特徴を確認して状況に応じて選択することが経費削減のコツ。ただし安さだけに目を向けずクライアントの信用や評価を上げる使い方をすることも重要です。

過去記事でもフリーランスの経費削減に役立つサービスについて書きましたが、信書の扱いについてわかりにくいという声をいただきましたので改めてまとめました。

便利な郵送サービスをまとめたよではこちらの記事とカブる部分が多いですが、信書OKの日本郵便のサービス。更にクリックポストの詳細はクリックポスとココが凄い!、日本郵便のその他のお得なサービスについては社員も知らないサービス発見 をどうぞ。ご参考まで。

 

参考 信書のガイドライン

 

信書に該当する文書

●書状
●請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト(診療報酬明細書等)、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
●会議招集通知の類
【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書
●許可書の類
【類例】 免許証、認定書、表彰状
  ※カード形状の資格の認定書などを含みます。
●証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
●ダイレクトメール
文書自体に受取人が記載されている文書
商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書

 

信書に該当しない文書

●書籍の類
【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書
●カタログ
●小切手の類
【類例】 手形、株券、◇為替証書
●プリペイドカードの類
【類例】 商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット
●乗車券の類
【類例】 航空券、定期券、入場券
●クレジットカードの類
【類例】 キャッシュカード、ローンカード
●会員カードの類
【類例】 入会証、ポイントカード、マイレージカード
●ダイレクトメール
専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
●その他
◇説明書の類(市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書)、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート

出典:総務省 信書のガイドライン http://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html


ダイソーの便利グッズで目指せ家計費節約・フリーランスの経費削減

秋の味覚サンマの激ウマ塩焼き、漁師のさばき方、キレイな食べ方サンマ祭りだよ!へ⇒


借り入れ比較と見直しトップへ⇒


総合トップ節約精鋭部署の借り入れ削減術トップへ⇒

このエントリーをはてなブックマークに追加

にほんブログ村 ライフスタイルブログへ
にほんブログ村